Términos y Condiciones de Uso

1Introducción y Objeto del Servicio

1.1. Naturaleza de la Plataforma: HeyFood es una plataforma de software en la nube (SaaS - Software as a Service) desarrollada y operada para el sector gastronómico en Colombia y Latinoamérica. Nuestro sistema provee herramientas tecnológicas integradas para la gestión administrativa, operativa y de marketing en restaurantes, cafeterías, dark kitchens, pizzerías, panaderías y negocios de alimentos y bebidas en general.

1.2. Módulos Operativos: El alcance del servicio comprende, según el plan contratado por el usuario:

• Software POS (Punto de Venta): Registro de ventas en caja, facturación de mostrador, apertura y cierre de turnos, y métodos de pago multi-moneda/multi-plataforma (Efectivo, Tarjetas, Nequi, Daviplata, Bancolombia).
• Menú Digital QR e Interactivo: Catálogo autogestionable en tiempo real para toma de pedidos en mesa o pedidos para llevar/domicilio.
• KDS (Kitchen Display System): Pantallas y comanderas en cocina para la visualización y control de tiempos de preparación por zonas.
• Módulo de Meseros y Cajeros: App móvil y web para la toma ágil de comandas en mesa con impresión y división de cuentas.
• Gestión de Domicilios y Flota Propia: Asignación y monitoreo de repartidores en ruta.
• WhatsApp Bot y Automatización de Marketing: Asistente conversacional con inteligencia artificial e integración de mensajería transaccional para notificación de estados de pedidos.

1.3. Aceptación Contratual: Al acceder al sitio web, registrar un establecimiento en /auth/register o iniciar sesión mediante autenticación directa o de terceros (ej. Google OAuth), el usuario acepta de manera expresa, libre e incondicional todos los Términos y Condiciones aquí estipulados. Si no está de acuerdo con alguna de las cláusulas, deberá abstenerse de utilizar la plataforma.

2Registro, Cuentas y Seguridad del Establecimiento

2.1. Veracidad de la Información: Para activar un restaurante en HeyFood, el usuario debe suministrar datos veraces, exactos y completos, incluyendo la Razón Social o Nombres del Propietario, NIT o Cédula de Ciudadanía, número de WhatsApp comercial (con el prefijo +57 para Colombia), y dirección del establecimiento. El usuario se compromete a mantener actualizada dicha información.

2.2. Gestión de Credenciales y Roles: La cuenta principal del Administrador/Propietario es personal e intransferible. El sistema permite la creación de sub-cuentas para empleados bajo roles específicos (mesero, cajero, cocina, domiciliario). El propietario es el único responsable legal y operativo de las acciones, registros monetarios, descuentos, anulaciones o modificaciones realizadas por su personal en el sistema.

2.3. Seguridad y Notificación de Brechas: El usuario es responsable de custodiar celosamente sus contraseñas y accesos. En caso de detectar cualquier acceso no autorizado, robo de dispositivo de caja o vulneración de seguridad en su cuenta, el usuario deberá notificar de inmediato a legal.heyfood@gmail.com para proceder al bloqueo preventivo de las sesiones activas.

3Licencia de Uso y Propiedad Intelectual

3.1. Licencia SaaS de HeyFood: HeyFood concede al establecimiento cliente una licencia de uso temporal, limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder a la plataforma a través de navegadores web y dispositivos móviles durante la vigencia de su suscripción activa. Queda estrictamente prohibida la ingeniería inversa, descompilación, copia del código fuente o comercialización no autorizada del software.

3.2. Propiedad de los Datos del Restaurante: El cliente es el propietario absoluto de sus datos. Todo el contenido cargado al sistema —incluyendo nombres de platillos, precios, fotografías del menú, bases de datos de clientes de su restaurante, historial de facturación y recetas— es y seguirá siendo propiedad exclusiva del restaurante contratante. HeyFood no reclamará ningún derecho de propiedad intelectual sobre su operación comercial.

3.3. Autorización de Uso Estadístico Anonimizado: El usuario autoriza a HeyFood a procesar datos agregados y completamente anonimizados (ej. promedios de ventas del sector en una ciudad, horarios pico de consumo general) con el fin de generar estadísticas del mercado gastronómico y mejorar los algoritmos de inteligencia artificial y recomendaciones del sistema.

4Integración con Meta y WhatsApp Business API

4.1. Buenas Prácticas Anti-Spam: El restaurante se obliga a utilizar el canal de WhatsApp exclusivamente para fines comunicacionales lícitos, como la confirmación de pedidos, envío de facturas digitales, avisos de estado ("En preparación", "En camino") y atención al comensal. Queda terminantemente prohibido el envío masivo de mensajes promocionales no solicitados (spam) a usuarios que no hayan dado su consentimiento previo explícito (Opt-in).

4.2. Suspensión de Líneas por Meta: HeyFood actúa como puente tecnológico integrador con la API oficial de WhatsApp o conexiones automatizadas. HeyFood no asumirá responsabilidad legal ni económica si la línea telefónica del establecimiento es bloqueada, temporal o definitivamente, por los algoritmos de moderación de Meta como consecuencia de infracciones, denuncias de usuarios o reportes de spam atribuibles a la gestión del restaurante.

5Planes, Tarifas, Facturación y Cobranza

5.1. Periodo de Prueba (Free Trial): HeyFood puede otorgar un periodo de prueba gratuito inicial (ej. 14 días o módulo básico gratuito) para que el restaurante valide el funcionamiento del sistema en su operación real sin compromiso de permanencia ni cobro previo en tarjeta de crédito.

5.2. Modalidades de Suscripción: Vencido el periodo de prueba, la continuidad en el uso de los módulos avanzados (ej. POS ilimitado, KDS, Domicilios, automatización de marketing) requiere la activación de una suscripción de pago (mensual, trimestral o anual) según las tarifas publicadas en la sección oficial de precios y en el panel de configuración del restaurante.

5.3. Falta de Pago y Suspensión: En caso de no recibirse el pago correspondiente en la fecha de corte, HeyFood otorgará un periodo de gracia de hasta 3 días calendario. Transcurrido este plazo sin regularización, el sistema procederá a cambiar el estado del restaurante a suspendido, restringiendo el acceso operativo al POS y panel administrativo hasta que se acredite el pago pendiente.

5.4. Política de No Reembolso: Por la naturaleza intangible y los recursos de servidor aprovisionados en tiempo real, los pagos realizados por suscripciones devengadas no son reembolsables. El usuario es libre de cancelar la renovación automática de su plan en cualquier momento desde su panel, garantizándose el acceso hasta el último día del ciclo pagado.

6Disponibilidad del Sistema (SLA) y Mantenimiento

6.1. Compromiso de Disponibilidad (Uptime): En HeyFood comprendemos que la continuity operativa es la columna vertebral de un restaurante en hora pico. Nos comprometemos a mantener un objetivo de tiempo de actividad del servicio (SLA) de al menos el 99.5% mensual para nuestros servicios centrales en la nube (Bases de datos en Supabase y servidores de aplicaciones).

6.2. Ventanas de Mantenimiento: Las labores de mantenimiento correctivo, actualizaciones de seguridad y despliegue de nuevas funcionalidades (como integraciones de cajas o mejoras en KDS) se programarán preferiblemente en horarios de menor tráfico gastronómico en Colombia (ej. entre 2:00 a.m. y 5:00 a.m. COT), notificándose con anticipación en el Dashboard del administrador cuando requieran reinicios de servicios.

6.3. Exclusiones del SLA: La garantía de disponibilidad no cubre interrupciones causadas por: (a) cortes locales de internet o energía eléctrica en el local del restaurante; (b) fallas físicas en computadoras, tabletas, teléfonos o impresoras térmicas del cliente; (c) caídas masivas a nivel mundial de infraestructura de terceros de fuerza mayor (ej. Amazon Web Services, Meta Platforms/WhatsApp, pasarelas de pago bancarias o redes troncales de fibra óptica).

7Limitación de Responsabilidad e Indemnidad

7.1. Independencia Comercial: HeyFood actúa única y exclusivamente como proveedor de tecnología y software de gestión. HeyFood no es socio comercial, intermediario culinario, ni garante de las transacciones efectuadas entre el restaurante y sus comensales.

7.2. Exención de Responsabilidad por Productos Gastronómicos: El restaurante es el único y absoluto responsable legal, sanitaria y civilmente frente a sus clientes finales por la calidad, higiene, salubridad, alérgenos, gramajes, tiempos de preparación y entrega adecuada de los alimentos y bebidas comercializados utilizando nuestra plataforma.

7.3. Indemnización por Reclamos de Terceros: El usuario se obliga a defender, indemnizar y mantener indemne a HeyFood, sus desarrolladores, directivos (Coditec) y socios frente a cualquier demanda, sanción de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), multa tributaria de la DIAN o reclamo judicial originado por: (a) el incumplimiento tributario en la emisión de facturas del restaurante; (b) intoxicaciones o reclamos de consumo por parte de sus clientes; o (c) el uso indebido o ilegal de las herramientas de mensajería de WhatsApp.

8Modificaciones al Contrato y Rescisión

8.1. Actualizaciones Normativas y de Plataforma: HeyFood se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, con el fin de adaptarlos a evoluciones normativas en Colombia, exigencias de seguridad de la industria tecnológica o la introducción de nuevos módulos y funcionalidades en el software.

8.2. Notificación de Cambios: Cualquier modificación sustancial en los términos se notificará al correo electrónico registrado por el Propietario o mediante un aviso destacado al iniciar sesión en el Dashboard con al menos 15 días calendario de antelación. El uso continuado del sistema con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia implicará la aceptación plena de los nuevos términos.

8.3. Rescisión e Inactivación: Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento. Al cancelar su cuenta, el usuario tendrá derecho a descargar y exportar en formatos estándar (Excel/CSV) toda su base de datos de clientes, productos y reportes de ventas antes de la inhabilitación definitiva de su instancia en nuestros servidores.

9Ley Aplicable, Jurisdicción y Resolución de Controversias

9.1. Legislación Aplicable: La validez, ejecución, interpretación y resolución de controversias derivadas del presente acuerdo legal se regirán en su totalidad por las leyes comerciales, civiles y de comercio electrónico de la República de Colombia, en particular la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico y Firmas Digitales) y el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) en lo que resulte aplicable a relaciones entre comerciantes (B2B).

9.2. Mecanismos de Solución de Conflictos: En caso de surgir alguna discrepancia o controversia legal sobre la ejecución del servicio, las partes se comprometen a buscar de buena fe un acuerdo directo en un plazo máximo de 30 días calendario, comunicándose a través del canal legal oficial.

9.3. Jurisdicción Competente: Si no fuere posible alcanzar un acuerdo directo, las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los jueces civiles y comerciales de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de sus domicilios presentes o futuros.